Déléguer ses tâches administratives à un assistant personnel pour optimiser sa productivité
Chaque année, vous consacrez en moyenne 142 jours ouvrés à la bureaucratie. Si vous êtes à la tête d’une très petite entreprise (TPE), ce nombre descend à 130. En termes de pourcentage, la gestion administrative occupe environ 48 % de votre temps. Surprenant, n’est-ce pas ?
Ces chiffres sont le résultat d’une enquête baptisée « À la recherche du temps perdu : impact de la bureaucratie« . Réalisée par Sage et le cabinet Plumb, elle a mis le doigt sur un mal dont vous soupçonniez déjà l’existence… Le classement, l’archivage et le traitement des données sont des activités chronophages qui vous empêchent de recentrer vos activités.
Et non, ce n’est pas un danger à prendre à la légère. Toujours selon la même étude, tout ce temps perdu dans les piles de dossiers et les chiffres se traduit par un déficit financier de 43 milliards pour la France. Et selon l’Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE), 9 % des dépôts de bilan sont dus au fait que les managers ne consacraient pas assez de temps à leur cœur de métier.
Oui… Toutes ces heures passées à faire de l’administratif peuvent s’avérer contre-productives. Pour éviter de tomber dans cette spirale infernale, faites appel à Votre Assistant Personnel. Conciergerie de luxe, nous proposons à nos clients d’externaliser leur gestion administrative pour qu’ils puissent optimiser leur gestion du temps.
Comment déléguer ses tâches administratives ?
Il n’est pas facile de déléguer certaines missions à un collaborateur, fût-il de confiance. Habitué à tout gérer, vous n’avez pas pour habitude de laisser un tiers gérer votre comptabilité ou votre système d’archivage. Il est temps de se défaire de cette mentalité contre-productive.
Loin d’être une perte de contrôle, savoir déléguer est la clé de voûte d’un management réussi. Comment apprendre à sous-traiter ses tâches administratives ? Découvrez une méthode infaillible dans les lignes qui suivent.
Déterminer les tâches à déléguer
Cela vaut autant pour les externalisations administratives personnelles que professionnelles.
Pour les dirigeants d’entreprise, une délégation administrative bien pensée permet d’avoir plus de temps à consacrer au développement de son expertise. Bien que nécessaires au bon fonctionnement de la compagnie, certaines tâches chronophages peuvent désormais être traitées par un assistant administratif. Il s’agit notamment de :
- la fiscalité : paiement des impôts, changements de statuts juridiques, etc. ;
- la comptabilité : la notation des entrées, le listing des sorties, insertion des notes de frais, etc. ;
- le secrétariat : réception des appels, transmission du courrier, archivage des documents, etc. ;
- la prospection : phoning (par téléphone), closing (la conclusion d’une vente), le démarchage par e-mail, etc. ;
- la facturation ;
- la gestion de la paie ;
- le recrutement de nouveaux personnels ;
- etc.
Bien évidemment, la liste est loin d’être exhaustive. Pour faire simple, retenez que toutes les fonctions entrepreneuriales n’ayant pas directement trait à l’activité principale peuvent être sous-traitées, voire automatisées.
Quand il est au service d’un particulier, l’assistant personnel est à mi-chemin entre le majordome et l’organisateur événementiel. Autonome, il s’assure que les désirs de son client deviennent des réalités tangibles. C’est ainsi que ses tâches principales seront :
- le secrétariat : avez-vous une lettre à rédiger ? Des e-mails à envoyer à une entreprise ? Votre assistant personnel s’en chargera volontiers ;
- les démarches administratives : paiement des impôts, déclaration de revenus, demande de permis, etc. Ne perdez plus une seule seconde dans un bureau étatique ;
- la gestion de la maison : véritable majordome, un assistant personnel s’assure que votre demeure soit impeccable en toutes circonstances et que des fleurs fraîches vous attendent de retour de voyage ;
- la comptabilité : comptable sur les bords, un concierge de luxe peut vous aider à mettre de l’ordre dans vos finances ;
- l’achat de biens : est-ce que vous désirez acquérir une pièce de joaillerie ou un tableau de maître en toute discrétion ? Votre assistant personnel le fera pour vous ;
- l’organisation des événements : brunch dans votre jardin, séjour romantique à Venise, fête d’anniversaire surprise, etc. Un assistant personnel connaît toutes les bonnes adresses et repousse les limites de la créativité.
Expliquer clairement les objectifs
Une fois la tâche à déléguer identifiée, il est temps d’y accoler un but. Concrètement, quel est le but de cette externalisation administrative ?
Dans un cadre professionnel, il est possible de faire appel à un sous-traitant pour passer des appels de prospection. Dans ce cas, la mission pourrait être « contacter 25 prospects par jour« . Pour une conciergerie de luxe dédiée aux particuliers, un exemple d’objectif serait « trouver des places pour la « fashion week de Paris » ou « organiser un voyage culturel à Rome« .
Définir des points de contrôle
Pour qu’une externalisation de processus administratifs se passe bien, il est nécessaire de faire régulièrement le point sur l’état d’avancement de la mission. Lors des échanges avec votre assistant personnel, définissez des checkpoints. Dates, formats des rapports, indicateurs de succès, etc. Un suivi régulier vous permet d’éviter bien des déconvenues et d’être plus productif.
Lâcher du lest
Oui, vous avez bien lu : lâchez prise. Lors de la communication des objectifs, résistez à la tentation d’imposer une méthode à suivre. De même, en dehors des points de rendez-vous précédemment conclus, résistez à la tentation de jeter un coup d’œil à l’avancement du projet.
Si vous avez fait appel à une conciergerie de luxe, c’est parce que vous savez que la compagnie ne compte que des professionnels. Laissez donc ces derniers vous démontrer leur expertise.
Virtuoses de la gestion administrative, ils classeront vos dossiers avec une surprenante promptitude. Connaissant tout le gratin de Paris, ils dénicheront des billets VIP pour des événements exclusifs et vous feront découvrir des galeries artistiques hors du temps.
Garde d’enfants
Références :
Activités :
Conseils / blog :
Activités :
Vacances, week-end, gardes ou activités ? VAP s’occupe de tout.
Parce que nous pensons à vous mais aussi à vos enfants. VAP veut vous assurer un service de qualité et surtout des solutions à toutes les questions que vous pouvez vous poser, et celle-ci en fait partie : comment occuper nos enfants.
Le sujet des gardes pour les activités extra-scolaires est un problème qui réapparaît souvent car les activités se déroulent rarement après des horaires de bureau. Alors pourquoi ne pas faire appel à une babysitter qui pourra s’occuper de votre enfant lorsque vous n’êtes pas disponible.
VAP est justement là pour vous aider à trouver facilement une personne disponible sur les tranches horaires qui vous arrange.
Nous communiquons directement avec les agences pour vous organiser le planning de votre enfant, nous n’avons ensuite qu’à vous le partager et vous le faire valider.
Sites de garde d’enfants à Paris :
Vous avez également la possibilité, si vous le souhaitez, de vous inscrire sur des applications ou demander l’adhésion à des groupes sur certains réseaux sociaux afin de faciliter votre recherche.
Dans ce cas, vous n’êtes pas obligés de passer par une agence et vous pouvez trouver une nounou depuis votre smartphone et plus rapidement.
Les applications tels que Gens de Confiance ou Yoopies sont reconnues pour vous aider à trouver de bons plans.
Concernant les activités, à Paris il est possible de réaliser un grand nombre de sorties en famille.
Que ce soient des activités ludiques ou simplement divertissantes, Paris regorge d’imagination pour vous proposer un programme riche en découverte. Voici quelques liens qui vous donneront déjà des idées.
Pourquoi une assistante ?
Avez-vous besoin d’un assistant personnel ?
Nous sommes tous submergés par le travail et les responsabilités, mais quand nous demandons nous si nous devrions faire appel à un service d’assistants personnels ?
Pourtant, nous en avons des choses à déléguer ! La question est vraiment d’identifier ce que l’on pourrait confier à son assistant. “Étrangement, le plus difficile est de savoir quoi déléguer”, nous confie François, client Votre Assistant Personnel Chez Vous depuis 6 ans.
Grâce à la liste ci-dessous, vous saurez une bonne fois pour toutes s’il existe des tâches que vous pourriez facilement déléguer et vous trouverez la réponse à la question : est-ce qu’un assistant personnel changerait ma vie ?
Quelles tâches pourriez-vous déléguer ?
Administratif
- Tri du courrier et des papiers
- Déclaration d’impôts*
- Déclaration Cesu
- Paiement de factures
- Renouvellement papiers d’identité
- Carte grise
- Dossier inscription crèche
- Inscription école et activités
Voyages et sorties
- Réservation hôtel, train, avion
- Réservation de stages sportifs ou artistiques
- Pet sitting*
- Réservation restaurant
- Billetterie et bons plans
Santé et bien-être
- Prise de rendez-vous médicaux
- Carte vitale, mutuelle, suivi des remboursements
- Achat de médicaments
- Coiffure à domicile*
- Massage à domicile*
Véhicule et entretien
- Lavage et nettoyage voiture
- Réparations*
- Contrôle technique*
- Plein d’essence
Immobilier
- Recherche et visite d’appartements*
- Gestion dégât des eaux
- Demande de devis
- Recherche de prestataires petits travaux et jardinage
- Dépannage en urgence
- Gestion de déménagement*
- Garde meubles*
Si vous avez coché…
Entre 1 et 5 cases :
Avoir un assistant serait une petite cerise sur le gâteau, mais vous vous débrouillez bien sans.
Entre 6 et 10 cases
Avoir un assistant serait une petite cerise sur le gâteau, mais vous vous débrouillez bien sans.
Plus de 10 cases
Un assistant changerait votre vie, n’attendez plus et libérez du temps précieux.
*Pour les tâches spécialisées, VAP fait appel à des experts (par exemple, des fiscalistes pour la déclaration d’impôts.
Concrètement, comment ça se passe chez Votre Assistant Personnel ?
Nous sommes tous submergés par le travail et les responsabilités, mais quand nous
demandons nous si nous devrions faire appel à un service d’assistants personnels ?
En fonction du premier entretien avec le client, nous choisis sons l’assistante qui aura la personnalité et les compétences les mieux adaptées. Notre équipe est composée de nombreux talents, spécialisés dans des domaines très divers ce qui nous permet d’agir sur un champ d’action très étendu, de manière autonome, mais nous assurons bien entendu la liaison avec les comptables, les assureurs, les fiscalistes, les notaires, dans la plus stricte confidentialité.
L’assistante personnelle est dédiée à son client et se rend disponible pour lui, à tout moment de la journée et de la semaine, tant en cas d’urgence que dans le quotidien.
En outre, afin que le client puisse se sentir libre, le service proposé est à la carte et sans engagement. Ainsi, elle peut choisir de nous contacter lorsqu’elle le souhaite, aux moments qui lui conviennent le mieux.
“Je ne savais jamais quoi demander au début, pourtant ma to-do liste était longue comme le bras”, nous confie Géraldine. Le meilleur moyen de se lancer est d’établir un contact régulier dès le départ. Dès les premiers jours, votre assistante est dans les starting blocks. Vous êtes super occupé(e), elle l’a bien compris ! Alors, comme Géraldine, vous pouvez lui envoyer une petite to-do par mail ou par texto :
Nathalie,
Je travaille beaucoup cette semaine.
Pouvez-vous faire livrer un bouquet de fleurs à Valérie ?
Prendre un RDV pour le contrôle technique de la voiture.
Et il me faudrait un stage sportif pour mon grand pour les prochaines vacances scolaires.
J’aimerais trois propositions en France pour une semaine.
Mille mercis !
Géraldine
Ne culpabilisez pas, même s’il vous arrive d’être un peu bref dans vos messages. Vous êtes en face de quelqu’un de compréhensif qui veut vous faire gagner du temps. Parlez-lui simplement et directement.
« Je suis assistante personnelle depuis 8 ans maintenant et j’ai appris à établir des rapports sympathiques et professionnels avec mes clients. Ce sont des personnes qui savent ce que c’est que de travailler et qui ont réellement besoin d’aide. Chacune de leur demande leur permet de libérer du temps précieux pour eux-mêmes ou pour leur famille.” – Vanessa assistante VAP
Expositions
Coup d’œil sur votre programme du mois
Chez Votre Assistant Personnel, nous nous occupons de vos tâches administratives et de tout ce qui vous encombre l’esprit. Mais nous souhaitons également vous proposer des idées pour occuper le temps libre que vous avez gagné.
Nous avons sélectionné pour vous une liste d’expositions qui ont retenu notre attention.
Fondation Cartier
© copyright Fondation Cartier
Laissez-vous tenter par les Cerisiers en Fleurs de Damien HIRST.
L’artiste a voulu faire apparaître à travers ses tableaux la beauté, la vie et la mort. Damien Hirst dit de ses toiles « (qu’) elles évoquent le désir et la manière dont on appréhende les choses qui nous entourent et ce qu’on en fait, mais elles montrent aussi l’incroyable et éphémère beauté d’un arbre en fleurs dans un ciel sans nuage. ».
Vous avez jusqu’au 2 janvier 2022 pour découvrir ces toiles merveilleuses.
Pour plus d’informations :
Fondation Louis Vuitton
Jusqu’au 22 janvier 2022, la Fondation Louis Vuitton vous accueille pour vous présenter la collection Morozov. Plus de 200 œuvres leur appartenant seront exposées : Cézanne, Monet, Picasso, Renard, Matisse…
N’attendez plus et prenez vite vos billets !
Pour plus d’informations :
Palais Galleria
© copyright Fondation Cartier
Vous avez jusqu’au 30 janvier 2021 pour découvrir l’exposition Vogue Paris qui vous fera voyager de 1920 à aujourd’hui. Le Palais Galleria présente une exposition riche qui célèbre les 100 ans du magazine de mode pionnier dans son domaine.
Fondé par Condé Nast en 1920, Vogue Paris est la plus ancienne revue de mode qui continue à être publiée. Ne manquez pas la mise en avant des plus grands photographes et illustrateurs regroupés au sein de cette splendide exposition.
Pour plus d’informations :
Musée des Arts Décoratifs
Depuis le 30 septembre 2021 et jusqu’au 24 avril 2022, vous avez l’opportunité de découvrir le monde exceptionnel et varié de l’artiste Thierry Mugler. L’exposition « Thierry Mugler, couturissime » retrace l’œuvre du créateur, photographe, inventeur de parfum, metteur en scène…
Vous aurez l’occasion de découvrir des vidéos et des archives inédites, datées de 1973 à 2014. Une scénographie loin d’être classique, pour rende hommage à un artiste visionnaire et hors du temps.
Pour plus d’informations :
La qualité de vie au travail
Révolue est l’époque où les instances managériales ne se souciaient guère des conditions de travail de leurs collaborateurs. Depuis la ratification de l’Accord National Interprofessionnel, en abrégé ANI, la Qualité de Vie au Travail (QVT) s’invite à tous les débats.
Est-ce que le contenu du travail est suffisamment enrichissant sur le plan intellectuel ? Est-il possible d’adopter des mesures de prévention des risques plus efficaces ? Qu’en ‘est-il du bien-être au travail ? Plus que jamais, les dirigeants ont à cœur de concilier santé au travail et performance globale.
Qu’est-ce que la qualité de vie au travail ?
La notion de bonheur au travail est somme toute complexe à cerner avec exactitude. Le 19 juin 2013, l’ANI n’a pas fourni une mais plusieurs explications (source : anact.fr).
C’est ainsi que l’amélioration des conditions au travail implique aussi bien la prévention des risques psycho sociaux (RSP) que l’optimisation de l’environnement de travail. Tout ce qui peut contribuer à faire en sorte que le salarié se sente bien est inclus.
Même s’il n’y a pas réellement de définition attitrée, la QVT s’appuie systématiquement sur trois piliers :
- les conditions d’emploi et de travail : est-ce que l’égalité professionnelle est respectée dans la compagnie ? Est-ce que l’organisation du travail allie productivité et vie extra-professionnelle ? Est-ce que la compétitivité de l’entreprise est toujours de mise ?
- la capacité d’expression et d’action : en cas de harcèlement, existe-t-il des mécanismes de recours ? La santé physique et la santé mentale sont-elles prises en charge par des établissements médicaux ? Y a-t-il régulièrement des cas de dépression ou de burn-out ?
- le contenu du travail : autonomie, valeur du travail, structure organisationnelle, … autant d’éléments qui pèsent lourd dans la balance.
Faisant partie intégrante de la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), la QVT n’a qu’un seul but : s’assurer que le travail bien fait ne soit pas accompli au détriment de l’épanouissement personnel.
Comment évaluer la qualité de vie d’un environnement ?
Dans un guide très complet sur la QVT, l’État français s’est attelé à simplifier la santé au travail. De la lecture de cet outil, il ressort que l’outil d’évaluation privilégié des risques professionnels reste le questionnaire. Une ou plusieurs fois par an, recueillez les perceptions des collaborateurs quant à la santé au travail. Mieux encore… Repérez les signes distinctifs de mal-être professionnel.
Est-ce que vos salariés arrivent en retard ? Est-ce que les dépressions, burn-out et bore-out s’enchaînent ? Ou alors, avez-vous remarqué que la performance globale est en chute libre ? Attention… Ce sont autant de preuves qu’il est temps de procéder à une amélioration de la qualité de vie.
Comment améliorer la qualité de vie au travail ?
Dans « Le travail à cœur : pour en finir avec les risques psychosociaux », Yves Clot a été l’un des premiers à mettre le doigt sur l’importance du bien-être au travail. Dépression, mal être et frustration ne sont pas à prendre avec des pincettes. C’est la raison pour laquelle des organismes tels que Axismundi aident les compagnies à gérer au mieux leurs ressources humaines.
En tant que salarié, prenez soin de votre santé au travail en déconnectant réellement pendant vos pauses et en trouvant du sens à votre profession. Aménagez votre bureau pour le rendre plus accueillant possible et restez loin des collègues médisants. En cas de harcèlement ou d’autres pressions, parlez-en à un psychologue et au responsable RH.
Et si vous êtes l’un des décisionnaires, il vous incombe d’implémenter une démarche QVT respectant la réglementation en vigueur. Et parce que c’est un processus pouvant s’avérer complexe, le mieux reste encore de solliciter syow.fr. Spécialisés dans le team building et l’optimisation de la productivité, leurs agents sauront décupler le potentiel de vos collaborateurs.
L’externalisation de vos activités professionnelles et personnelles, comment ça marche ?
Selon l’observatoire Cegos, 86,6 % des entreprises françaises ont recours à de l’externalisation. Dans le milieu industriel, la délégation à un prestataire touche 76,7 % des compagnies. Eh oui… Même si l’utilisateur final ne s’en rend pas toujours compte, la qualité de son expérience repose en grande partie sur un outsourcing décidé par un chef d’entreprise.
Il en est de même dans le cadre personnel. Autrefois réservé à la noblesse, le concept d’assistant personnel s’est étendu au-delà du sang bleu. Grâce à Votre Assistant Personnel, il suffit d’un coup de fil pour que votre courrier soit déposé et vos vêtements retirés au pressing. Et pendant que le prestataire traite avec votre expert-comptable, vous profitez pleinement de votre séjour à Paris, ville de tous les possibles.
Comment fonctionne l’externalisation d’activités ?
Afin de lever le voile sur ce mystère, une question se doit d’être posée : qu’est-ce que l’externalisation de services ? Aussi appelée outsourcing, facilities management et info-gérance, l’externalisation est un processus au-travers duquel une entreprise va confier un pan de son activité à un prestataire, lequel peut avoir des obligations de résultats.
Dans un cadre professionnel, une PME peut ainsi sous-traiter sa fiscalité, sa comptabilité, son standard téléphonique ou son service marketing. Pensez à la relation client, à la prospection téléphonique ou même au marketing digital qui requiert un parc informatique basique. En plus de générer une réduction des coûts, une stratégie d’externalisation permet de gagner en flexibilité sans accroître sa masse salariale.
Dans la sphère privée, faire appel à un prestataire vous allège de tâches chronophages et vous fait réaliser un gain de temps considérable. À en croire l’institut Irix, Paris est la deuxième ville la plus embouteillée au monde. Cela signifie que même aller déposer votre courrier à la Préfecture peut prendre un temps fou…
Invisible mais redoutablement efficace, un assistant personnel se chargera de tous ces détails qui vous empêchent de faire ce qui vous tient réellement à cœur. Organisation d’événements, planification de l’agenda, gestion du courrier, paie, facturation, … La délocalisation de services personnels vous permet de vous recentrer et de créer de réelles plus-values.
Pourquoi opter pour l’externalisation de services ?
Tout simplement parce qu’un projet d’externalisation réussi permet d’optimiser sa productivité et d’améliorer sa qualité de vie. Une fois que vous avez confié des tâches administratives secondaires à un prestataire spécialisé, vous avez plus de temps pour les activités principales. C’est encore plus vrai si vous embauchez Votre Assistant Personnel.
Discrets, mobiles, les prestataires se déplacent même dans les situations d’urgence. Liés par de solides contrats d’externalisation, ils gardent enfouis en eux vos secrets et données personnelles. Qu’attendez-vous pour composer le +33 9 51 79 43 81 et vous libérer des contraintes quotidiennes ?
Le quotidien d’une assistante personnelle
Points à aborder :
- Déroulé d’une journée
- L’organisation
- La gestion du temps
- Rapport avec les clients
But de l’article : Montrer à quoi ressemble le quotidien d’une assistante personnelle, comment celle-ci gère son temps, ses priorités et les missions / tâches qu’elle doit réaliser.
Donner un aperçu sur son quotidien et le partager -> comme une « behind the scene ».
Questions posées aux assistantes personnelles :
- Quelles sont les tâches que tu fais en premier ? Est-ce que tu les fais dans l’ordre des demandes ou est-ce que tu les organises selon le temps qu’elles prennent ?
- Lorsque tu dois te déplacer, comment procèdes-tu ? Tu te rends chez le client pour établir de nouvelles missions ?
- Comment fais-tu pour répartir ton temps entre chacun de tes clients ?
- Quel est le plus difficile à gérer ?
- Ta journée s’arrête-t-elle vraiment à 17h30 ?
- Dois-tu être en mesure de répondre à toutes les demandes à n’importe quel moment de la journée ou de la semaine ?
- Comment fais-tu pour répondre aux demandes des clients lorsque tu es en congé ?
- T’arrives-t-il de ne pas pouvoir réaliser certaines demandes ? Dans ce cas, comment pallies-tu le problème / l’obstacle
- 3 qualités indispensables selon toi pour être une assistante personnelle efficace ?
Réponses aux questions :
La ruée vers la campagne
En 2020, alors que le Président Emmanuel Macron annonce un minima de deux confinements, les Français commencent à étouffer. Calfeutrés dans leurs maisons, ils ont soif de campagnes et de grands espaces verts. Interrogés par Opinion Way en juin 2020, un tiers des panélistes disaient vouloir acheter une maison en zone rurale.
Serait-ce le début d’un massif exode vert ? Paris, Marseille, Toulouse et les autres grandes villes se videront-elles au profit des bourgades bucoliques ? Rien n’est moins sûr…
Alors que les achats immobiliers de campagnes avaient explosé de 6,6 % en 2020, le soufflé est vite retombé. Il semblerait que les Français ne soient pas encore prêts à renouer vers la nature…
Pourquoi l’exode rural a-t-il repris du poil de la bête ?
Du fait des gestes barrières, les interactions sociales ont pris du plomb dans l’aile. Cet isolement a eu un effet désastreux sur la santé mentale des Français. Des chercheurs de l’Institut de Santé publique, d’Épidémiologie et de Développement (IPSED) ont étudié le comportement de 12 419 personnes pour en avoir le cœur net.
Rendue publique et largement partagée sur des sites scientifiques tels que futura-sciences.com, cette étude a mis en exergue une hausse de l’anxiété de 20,1 %. À noter que certains critères augmentaient les risques de dépression ou de troubles mentaux. C’est notamment le cas de l’âge, du sexe et surtout de la superficie. Plus la résidence était petite, plus l’horizon semblait sombre.
Par ailleurs, suite à la COVID-19, 47 % des travailleurs ont adopté le télétravail contre 15 % avant l’épidémie. Autant de facteurs qui promeuvent un exode massif vers les campagnes.
Faut-il aller se ressourcer à la campagne ?
Du moment que votre métier est exercé à distance, quel argument avez-vous pour rester dans la grisaille de Paris alors que le bruit des vagues vous attire à Batz-sur-mer ?
Dans un environnement moins industriel, vous serez plus enclin à adopter des habitudes plus écologiques. Mieux encore… Vous aurez enfin la possibilité de vous ressourcer ou de travailler en profondeur sur un projet de reconversion.
À noter que votre exode n’a pas à s’accompagner d’une rupture brutale. Avec Votre Assistant Personnel, vous pouvez reprendre votre souffle en campagne pendant qu’un prestataire se charge des formalités liées à votre résidence parisienne. Gestion du courrier, dépôt/retrait d’effets personnels, comptabilité et fiscalité, … Bénéficiez du vent frais de l’exode rural sans renoncer au luxe de la vie urbaine avec Votre Assistant Personnel.
Trois moyens de sécuriser les données de vos clients
En matière de sécurité informatique, aucun acte n’est exempt de conséquences. Oui… Même la sélection de mots de passe ou l’utilisation d’un moteur de recherche influent sur la confidentialité des données à caractère personnel.
Et là, une part de vous s’interroge : « en tant que gestionnaire d’entreprise, comment protéger les données clients des attaques des cybers criminels ? ».
N’étant pas ingénieur informatique, des concepts tels que le chiffrement, la loi informatique et les libertés digitales vous sont étrangers. À ce jour, vos gestes les plus importants sont l’installation d’un antivirus et la limitation des droits d’accès. Mais est-ce réellement assez pour ne pas être l’une des 260 compagnies françaises victimes de ransomwares ? Rien n’est moins sûr.
Se familiariser avec la CNIL
Cookies, emails, fiches clients, … À chaque fois qu’un internaute visite votre portail, il y laisse des données sensibles. Pourquoi pensez-vous que le Big Data ait autant de succès ?
Afin d’éviter que les données personnelles des internautes soient utilisées sans vergogne par des annonceurs et des sous-traitants, la CNIL a fixé certaines règles. Par CNIL, entendez Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Créé le 6 janvier 1978 par la loi Informatique et Libertés, cet organe exige que :
- la collecte de données ne puisse se faire sans l’autorisation des clients ;
- des mesures informatiques telles que le cryptage soient mises en place afin de sécuriser la navigation internet des utilisateurs ;
- le client soit libre de procéder à l’effacement de ses informations quand il le désire ;
- les données personnelles collectées ne puissent être stockées sur un cloud ou dans une base de données que pendant une période définie ;
- etc.
Bien évidemment, la liste est loin d’être exhaustive. L’ensemble de ces obligations est condensé dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD), lequel est utilisé pour configurer les cookies.
Utiliser des logiciels adéquats
Posséder un antivirus sur vos appareils de connexion est le B.A.BA en matière de sécurité informatique. De même, il peut être judicieux de sécuriser votre réseau internet grâce à un VPN et à un firewall. Ainsi, les tentatives d’intrusion ou de phishing (hameçonnage) seront vaines.
Lors de vos interactions, fussent-elles internes ou externes, privilégiez les applications de messagerie usant du chiffrement. C’est notamment le cas de Signal, de Telegram et de WhatsApp. Et parce que la protection d’un système d’information passe par l’adoption de bons gestes, n’oubliez pas de traiter le problème à la source : vous.
Revoir sa politique de gestion de données
Est-ce que vous faites partie des 88 % d’internautes qui utilisent « 12345 » comme mot de passe ? Est-ce que l’accès aux données sensibles n’est pas limitée à une poignée de personnes ? C’est sur ces points qu’il faut porter votre attention.
Sensibilisez vos collaborateurs au concept de data protection.
Non, écrire son mot de passe sur une note n’est pas une bonne idée. De même, attention au fait de mettre des données sensibles sur des clés USB ou des disques durs externes. À moins que ces supports d’archivage soient enfermés dans un coffre-fort, c’est une très mauvaise idée. Et pour s’assurer que les comptes clients soient en sécurité, enregistrez-les dans un cloud sécurisé auquel seuls quelques personnes ont accès.